Журнал регистрации входящих документов

На какие вопросы отвечает представленный материал? Знакомьтесь ниже с информацией.

• Для чего может понадобиться книга для фиксирования образцов документов? Обязательно ли его использовать на предприятии?
• Какие бывают виды рассматриваемого документа? Чем они отличаются друг от друга?
• Какая предусмотрена форма при ведении журнала? Есть ли жёсткие границы?
• Бумажная, журнальная или карточная формы ведения документа. В чём отличия? На чём остановиться? Что лучше?
• Электронная форма ведения журнала. Удобно или нет? В чём преимущества? Есть ли недостатки?
• Какие колонки у книги для фиксирования образцов документов? Являются ли они обязательными?

Для чего может понадобиться книга для фиксирования образцов документов? Обязательно ли его использовать на предприятии?

У книги для фиксирования образцов документов нет стандартного вида. Каждый руководитель вправе установить ту форму, которую считает наиболее удобной. Этот инструмент не должен быть на предприятии в обязательном порядке.

Будет ли этот инструмент введён, решает руководитель предприятия. При этом он значительно облегчает труд многих людей. Его содержание определяется в каждой фирме по разному.

Связано это с тем, что у каждой компании своё направление, и свой внутренний распорядок. Его представляется возможным вести абсолютно в любой сфере деятельности.

Книга для фиксирования документов- образец

Формируется для внесения записей о формировании, поступлении, или убытии образцов документов, номерах и датах. Иногда вносится краткое описание документа.

В общем, в этот документ, представляется возможным внести любую необходимую информацию. Книга для фиксации нужна для учёта, упорядочивания, анализа информации об обороте бумаг.

Все бумаги, внесённые в него пронумерованы, что помогает в перспективе контролировать передвижение образцов документации, а так же, исполняет роль справочной системы для служащих.

Проще говоря, он способен существенно облегчить и ускорить рабочие процессы. Фиксировать необходимо все поступающие, убывающие, локальные образцы документов.

При этом не важно, что в них содержится, и каким образом они попали на предприятие, или убыли с предприятия. Всё заносится в этот документ.

Многие компании, для того, чтобы снизить трудозатраты, разрабатывают списки перечни образцов документов, которые нет необходимости заносить в журнал. Такие документы нет необходимости вносить в книгу.

Книгой, обычно, занимается делопроизводитель. Важно, что бы этим документом, занимался всегда один и тот же человек.

На предприятии допускается наличие нескольких книг для фиксации образцов документации с отличным содержимым. Содержимое таких журналов зависит от типов фиксируемых образцов документов, к примеру, общие и секретные образцы.

Соответственно, к книге с конфиденциальными бумагами, доступ ограничен. Можно помечать информацию цветом для классификации по группам образцов. Для этого используются специальные выделительные маркеры.

Какие бывают виды рассматриваемого документа? Чем они отличаются друг от друга?

• Книга регистрации входящих образцов документов.
• Книга регистрации исходящих образцов документов.
• Книга регистрации внутренних образцов документов.

Внутри каждой книги есть нумерация. Документы, которые имеют отношение только к предприятию, можно фиксировать локально, не выходя за рамки подразделений.

Какая предусмотрена форма при ведении журнала? Есть ли жёсткие границы?

Порядок оформления книги устанавливает руководитель. Представляется возможным выделить два варианта ведения. Речь идёт о бумажном варианте, и об электронном варианте.

Бумажная, журнальная или карточная формы ведения документа. В чём отличия? На чём остановиться? Что лучше?

Таблицу представляется возможным  начертить в простой тетради. Каждую колонку следует подписать. На то, что бы оформить тетрадь, понадобится некоторое количество времени.

Заниматься оформлением тетради должен грамотный специалист, потому что заполнение должно быть аккуратным, без исправлений. Все страницы непременно должны быть пронумерованы.

Названия и последовательность блоков должны быть одинаковыми от страницы к странице. Так же, представляется возможным приобрести книгу для фиксации, в магазине.

На прилавках можно найти различные варианты журналов под любые потребности. Книга наличествует в ом экземпляре. В связи с этим, его оформлением и наполнением всегда занимается один сотрудник.

В те дни, когда поступает много бумаг, необходимо быть особенно внимательным. Если речь идёт о карточках, то их могут формировать сразу несколько специалистов, потому что они копируются.

Электронная форма ведения журнала. Удобно или нет? В чём преимущества? Есть ли недостатки?

Будет сохраняться в электронном виде. Для формирования представляется возможным применить Wоrd или Ехсеl.

Форму можно создать единожды, а в перспективе просто копировать её. Не нужно быть продвинутым компьютерным специалистом.

В настоящее время представляется возможным найти много спецпрограмм для отслеживания оборотов бумаг, например 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Неt.

Весьма комфортный вид регистрации при отслеживании в автоматическом режиме. Можно вносить данные по каждому образцу документа в выделенном блоке.

Процедура размещения данных становится быстрее потому что некоторые блоки заполняются в автоматическом режиме. Положительные стороны такого вида отслеживания:

• Мало ошибок.
• Быстрый поиск и комфортное чтение.
• Программа сама проверяет, насколько верно внесена новая информация.
• Информация о корреспондентах сохраняется один раз и не требует повторного ввода.

Какие колонки у книги для фиксирования образцов документов? Являются ли они обязательными?

1. Фактическая дата фиксирования.
2. Номер регистрации- номер по порядку, который был присвоен при фиксировании образца документа. Таким образом, можно сделать вывод, что оформлением журнала должен заведовать один сотрудник. Если бумаг много, требуется особая внимательность. Номер и дата фиксации размещаются на главном листе образца документа. В начале каждого года нумерация возобновляется сначала.
3. Тип образца документа: приказ, договор, докладная записка.
4. Корреспондент. Если прибыл образец документа, корреспондентом представляется учреждение, которое отправило бумагу, размещается вся информация об этом учреждении. Если образец документации отсылается, корреспондентом выступает тот человек, который его сформировал. Размещается его ФИO и подразделение, в котором был сформирован образец документа.
5. Дата образца документа переписывается с самого образца документа. Она такая же, как и дата формирования.
6. Номер образца документа соответствует нумерации внутренних образцов документов определенного типа.
7. Комментарии. Краткое описание содержания образца документа.
8. Количество страниц, к которым относятся и приложения. Это нужно для того, что бы не запутаться. Сам образец документа сортируют в тематическом порядке, и при необходимости сшивают. Вообще, условия, правила и помещение для хранения всех образцов документации, прописаны в инструктаже делопроизводителя. В каждой фирме свои правила, главным из которых является- сохранность бумаг.
9. Исполняющего в образец документа вписывает руководитель после того, как ознакомится. В связи с этим, при фиксации этот блок остаётся незаполненным, данные вписывают в процессе выполнения или по завершении. Рядом можно указать подразделение.
10. Информация о передаче в пользование. Не является обязательным блоком, но если будет наличествовать, делопроизводителю станет гораздо проще выполнять свои обязанности. Блок не заполняется, если образец документа находится в архиве. Сохраняет данные о просителе: ФИO, должность, подразделение. При электронном ведении документооборота посредством программного обеспечения, можно не только сохранить данные, но и ознакомиться с историей передвижения бумаг. При применении бумажной книги можно фиксировать такую информацию отдельно.
11. Промежуток выполнения. Блок формируется, если в фирме контролируют корреспонденцию, которая находится в исполнении. В такой ситуации не лишней будет отметка о завершении или нарушении сроков.
12. Номер дела, в котором размещён образец документа, заносят после завершения.

Кроме номера и даты, на образце документа можно фиксировать заметки с перенаправлением на иные образцы документов, к примеру, если поступивший представляется ответом на отосланный запрос.

Файлы с образцами документации, поступившие по электронной почте, распечатывают и фиксируют в последовательности, предусмотренной уставом.

Во многих компаниях хранятся не только данные об отправленной корреспонденции, но и сами образцы документов, перед тем, как отослать, их копируют и размещают в архив.

Одной из ключевых задач, ответственного за отслеживание документации специалиста, представляется отслеживание повторно приходящих копий, чтобы исключить дублирование данных.

Если первым образцом документа является распечатанная копия электронного письма, то поступившему после, оригиналу, присваивается тот же номер, информация в книгу не размещается, образец документа заменяется в архиве на оригинал.