Делопроизводство: образцы документов

В компаниях, подразделениях организаций в процессе осуществления трудовой деятельности образуется документация. Правила оформления, хранения, эксплуатации бумаг собраны в законодательных актах – гостах. Летом этого года ожидали новый гост, выпуск которого перенесли на год. Руководящие работники организаций изучают требования нового госта, приведенные в нем образцы документации, проводят работу по приведению к указанным стандартам.

Движение документации

Движение документов в пределах организации, структурных подразделений, передача от составителя адресату с целью предоставления информации, статистических сведений называется документооборотом.

Способ подачи информации, скорость перемещения документов оказывает влияние на продуктивность выполняемых организацией функций.

Выделяют несколько видов движения документации.

Виды

  1. Документы, поступающие в организацию.
  2. Документы, отправляемые из организации в различные инстанции.
  3. Образцы документов, образующиеся в результате деятельности сотрудников, отделов, подразделений.

Стадии работы

Стадии работы с документами выделяются в зависимости от вида движения.

Стадии для внутреннего вида

  • прием и первоначальный анализ;
  • начальное ознакомление получателем;
  • оформление образцов документации;
  • ознакомление руководителем учреждения, принятие к выполнению;
  • анализ, выполнение требований;
  • проверка исполнения.

Стадии для внешнего вида

  • создание, оформление образцов;
  • фиксация отправляемых бланков;
  • отправление.

Стадии для внутренних видов

  • создание, оформление;
  • учет образцов документов;
  • анализ, выполнение критериев;
  • проверка выполнения.

Стадии для всех типов документации

  • регистрация, оценка масштабов движения документов.

Темп прохождения всех стадий зависит от соблюдения правил оформления образцов.

Госты, регламентирующие движение документации 2018

Госты, регламентирующие движение документации 2018

Формат работы с бумагами, образцы документов по делопроизводству, критерии ведения, оформления собраны в Госте 630 от 2003 года. В нынешнем году приняты новые нормы издания, хранения, образцы заполнения бумаг по делопроизводству. Правила собраны в гост 7097/2016.

Для ознакомления с правилами, нормами законодательства изучите общие понятия, формулировки, которые собраны в госте 708/2013. Знание базовых терминов позволит понимать значение требований, написанных на языке профессиональных терминов.

Инструкция содержит термины, применяемые в гостах, определяющих правила ведения образцов документации по делопроизводству.

Основные понятия

  1. Бумага: сохраненные сведения на информационном накопителе с реквизитами, по которым информация расшифровывается.
  2. Заполнение бланков с проставлением требуемых реквизитов.
  3. Реквизиты являются частью документа.

Гост 708/2013

Содержит перечень терминов, применяемых в профессиональной лексике. Формулировки, собранные в законодательном акте, применяются для написания других гостов, разработки инструкций, образцов оформления бланков на рабочих местах. В документе собран полный перечень терминов, применяемых на различных стадиях делопроизводства.

Помимо формулировок, определений, положение содержит словарь, перечень законодательных актов, на основании которых составлен гост.

Новые главы гостов по делопроизводству

Делопроизводство

Новый гост, регламентирующий правила создания, оформления, хранения документов, содержащий образцы бумаг в зависимости от назначения, вида, составлен с применением терминов госта 708/2013.

Работодателям, руководителям структурными подразделениями, кадрам, ответственным за оформление бумаг, имеющих опыт,  знающих нормативную базу рекомендуется проанализировать принятые изменения.

Работникам, не осведомленным требованиями ведения, хранения документов по делопроизводству рекомендуется изучить главы госта, образцы бумаг.

Новый раздел «критерии заполнения бумаг. В данном разделе указана последовательность заполнения разных видов документов, представлены образцы документов.

В разделе указано нормы оформления:

  • нумерация листов;
  • величина, разновидность шрифта;
  • отступ красной строки;
  • междустрочный промежуток, расстояние между символами, словами;
  • вариант выравнивания текста;
  • критерии выделения отдельных фраз, участков текста;
  • оформление титульной странички.

Параметры указаны в зависимости от вида документации.

Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству

Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству

Правки приняты с целью усовершенствовать существующие нормы, правила, образцы.

Внесены изменения в связи с расширением спектра возможностей: виртуальная роспись, название филиала, персональные данные составителя.

Новые пункты объединили в один несколько ранее указанных по отдельности: адресные сведения, индекс, факс, электронная почта, номер телефона.

В главу «Внесение реквизитов» добавлено требование составлять вводную и заключительную части, ставить образец виртуальной росписи, подпись лица, уполномоченного исполнять обязанности управляющего.

В главу «формы» добавлен формат А6, прописаны критерии составления бумаг на нескольких языках, установлены отступы для образцов бумаг долговременной сохранности.

В госте имеется приложение. В него вложены образцы титульника, формы филиала, отдела.

Образец стандартных документов по делопроизводству

Образец по заполнению трудовых бумаг

Инструкция по заполнению трудовых бумаг состоит из нескольких разделов.

Разделы

  1. Общие правила, нормы.
  2. Термины, формулировки.
  3. Правила прохождения стадий работы с бумагами: прием, регистрация, изучение, оформление, отправка.
  4. Типовые нормы составления служебных документов.

В разделе приведены образцы бумаг по делопроизводству: договора с работником, приказ об увольнении, прекращении трудовых взаимоотношений, оформление приложений, сопроводительных листов, пояснительных записок.

  1. Порядок составления распорядительных листов (приказы, постановления).
  2. Оформление номенклатуры.
  3. Правила подготовки документации к применению, хранению.
  4. Правила хранения.

Образцы документации

Образцы документации

Для рационального обращения с бумагами, наведения порядка, сортировки, их разделяют на группы.

Группы

1. Присланные извне:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы;
  • распоряжения;
  • оповещения;
  • маркетинговая информация.

2. Отправленные из компании:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы, предоставление сведений по пришедшим запросам;
  • счета;
  • договоренности;
  • отчетные бланки, и т.д.

3. Бумаги, циркулирующие внутри организации, отдела:

  • журналы регистрации;
  • приказы;
  • постановления;
  • соглашения;
  • уведомления, пояснения, и т.д.

Нарастает популярность ведения документов в электронном варианте. Это упрощает процесс передачи, фиксации, анализа информации.

Сотрудники, в перечень обязанностей которых входит, составление, оформление, ведение документов, руководствуются образцами.

Делопроизводство образцы документов

Образец оповещения

ОАО «Горизонт»______________________

ИНН 8989865777

КПП 7114509967

Адрес: г. Саратов, ул. Ленинградская, 89

 

№______

«_»____ 2018 г.

Заместителю директора

ООО «Вектор»

Кривошапкину Л.Р.

 

Информируем вас об истечении срока действия соглашения. Для продления срока действия просим прислать электронный вариант соглашения с образцом электронной подписи.

 

Заместитель директора             (роспись)                               Чеботарев В.П.

 

 

Образец приказа о поощрении сотрудника

ОАО «Горизонт»______________________

 

 

Приказ

№___                                                                                                       12.12. 2016 г.

О выделении поощрительного материального вознаграждения

 

Приказываю:

Перечислить поощрительное материальное вознаграждение в размере 8 000

(восемь тысяч) рублей мастеру фасовочного цеха Поляковой З.П. за выполнение двойной нормы за прошедший месяц.

 

Директор                                      (роспись)                                   Куницын Р.А.

 

Осведомлены:

Гл. бухгалтер                                (роспись)                                   Витошкина К.В.

Мастер фасовочного цеха        (роспись)                                   Полякова З.П.

 

Госты предназначены для стандартизации, упорядочивания, упрощения работы с документами по делопроизводству. Приведенные образцы оформления предназначены для составления бумаг различного значения, инструкции разъясняют закономерности движения документов, правила применения, хранения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector